Mentoring für Pfarrsekretariate
Einarbeitung und Wissenstransfer sind zentrale Elemente eines guten Starts und eines erfolgreichen Arbeitens. Das Mentoring für Pfarrsekretariate ist ein Angebot des Bereichs Personalentwicklung im BGV und des Berufsverbandes der Pfarrsekretär*innen im Bistum Hildesheim.
Ziel dieses Angebots ist es, die Arbeit und anstehende Entwicklungen in den Pfarrbüros zu unterstützen und die Strukturen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit der bestehenden Teams zu optimieren/zu unterstützen.
Hierzu werden hilfreiche Arbeitsabläufe, Absprachen und Tätigkeitsstandards zur Erleichterung der täglichen Arbeit als Pfarrsekretär*in gemeinsam mit den Personen vor Ort und den berufserfahrenen Mentor*innen erarbeitet.
Im Mentoring werden jetzt drei verschiedene Formate angeboten, die nachfolgend genauer vorgestellt werden:
- Neu ab Oktober 2024: Onboarding
- Videosprechstunden
- Mentoring vor Ort
Die Kosten des Mentorings werden vom Bischöflichen Generalvikariat getragen.
NEU - ONBOARDING für Pfarrsekretär*innen
Aus vielfältigen Praxisberichten zeigte sich ein großer Bedarf nach Unterstützung in den Pfarrbüros sowie nach Standardisierung und einheitlicheren Abläufen.
Diesem Bedarf kommt die Abteilung Personalentwicklung mit den Mentorinnen für Pfarrsekretariate nun mit einem neuen Angebot nach:
Neben der notwendigen Übergabe und Einarbeitung vor Ort kommen die Mentorinnen für Pfarrsekretariate auf die einzelnen neu eingestellten Pfarrsekretär*innen zu und unterstützen persönlich und individuell.
Das Onboarding beinhaltet:
➤ Kontaktaufnahme mit neuen Pfarrsekretär*innen und Klärung des individuellen Bedarfs innerhalb der ersten 14 Tage nach Arbeitsbeginn.
➤ Passgenaue Unterstützung bei der Einarbeitung in Zusammenarbeit mit Kolleg:innen vor Ort:
• Einführung in die Aufgaben im Pfarrbüro, Abläufe im Kirchenjahr, spezifische kirchliche Begrifflichkeiten, die Kirchenbuchführung ...
• Überblick über die EDV-Programme
• Hilfe bei der Vernetzung im Dekanat und im Bistum
• Beachtung der Gegebenheiten vor Ort
Flyer und Info "Onbaording für Pfarrsekretär:innen"
Ziele des Onboardings:
➤ Wissenstransfer
➤ Standardisierung (Ausstattung, Arbeitsroutinen, EDV, Einarbeitungsprozess)
➤ Verkürzung der Einarbeitungszeit
➤ Ermöglichung eines flexiblen Einsatzes der Pfarrsekretär:innen
➤ Erhöhung der Arbeitszufriedenheit
➤ Verbesserung der Rekrutierung von qualifiziertem Personal
➤ Ergänzung zum Basismodul
Für das Onboarding werden unterstützende Module zu verschiedenen für die Arbeit im Pfarrbüro relevanten Themen entwickelt, die je nach Bedarf vermittelt werden können.
Verlauf Mentoring-Prozess
- Sie teilen dem Bereich Personalentwicklung mit, dass Sie Bedarf an einem Mentoring haben.
- Der Bereich Personalentwicklung beauftragt das Mentoring-Team, welches daraufhin Kontakt zu Ihnen aufnimmt.
Ab dem Zeitpunkt der Übergabe des Mentoring-Vertrags arbeitet das Mentoring-Team in Eigenverantwortung und ist zur Verschwiegenheit (auch dem Bistum gegenüber) verpflichtet.
- Beim ersten Treffen mit den Mentor*innen bei Ihnen vor Ort wird eine schriftliche Zielvereinbarung erstellt.
- Vorgesehen sind zunächst bis zu drei Mentoringsitzungen und ein sog. „Follow up Termin.
Video-Sprechstunden
Die Video-Sprechstunden werden als ein zusätzliches bzw. ergänzendes Angebot der Mentorinnen für Pfarrsekretariate angeboten.
Diese Videosprechstunden sollen vor allem für Sekretär*innen,
• die in einem bestimmten Bereich Fragen haben
• die in ihrer Vernetzung nicht fragen können oder mögen
• die Abstand halten wollen
eine erste Hilfestellung sein.
Weitere INFORMATIONEN / Dokumente für Pfarrsekretariate
- Dokumente zum ÜBERPFARRLICHEN PERSONALEINSATZ (ÜPE)
Zusammenarbeit von Pfarrbüros in ÜPE (2022)
Stellenplan 2025 Personal Seelsorge
Handreichung zum Stellenplan 2025
Unterlagen zu den themenbezogenen Video-Sprechstunden
Schulungshinweise - z. B. "Basismodul"
Verlauf Mentoring-Prozess
Verschiedene alternative Formen der Begleitung werden den Kirchengemeinden / Pfarreien dabei angeboten:
Das Mentoring-Team bietet auf Anfrage VOR ORT fachliche Unterstützung in den Pfarrsekretariaten
Das Team schaut auf Ihre Arbeitsabläufe, gibt Ihnen Rückmeldung, was bereits gut läuft, und entwickelt mit Ihnen gemeinsam Ideen, welche Arbeitsabläufe Sie in welcher Form verbessern können.
VERMITTLUNG BEI DER ZUSAMMENARBEIT im Team und Strukturierung von Arbeitsprozessen.
Die Mentor*innen erarbeiten gemeinsam mit Ihnen für das Team vor Ort passende strukturelle Lösungen für anfallende und/oder sich ändernde Arbeitsabläufe (oder Arbeitsprozesse).
Lernen am Arbeitsplatz des Mentoring-Teams (LERN-PFARRBÜRO)
Hier können Sie sich Arbeitsabläufe, Organisations- und Kommunikationsstrukturen anschauen und mit der Mentorin überlegen, was davon in das eigene Pfarrbüro übertragen werden kann
Mitarbeit bei Gemeindeprozessen und daraus resultierender Neuorganisation der Pfarrbüros
Ihre Gemeinde befindet sich gerade in einem Gemeindeberatungsprozess. Im Laufe des Prozesses werden Fragen der Neuorganisation des Pfarrsekretariats angesprochen. Mentor*innen werden punktuell mit einbezogen, um an diesen Fragen mit Ihnen zu arbeiten.
Je nach Bedarf und Arbeitsalltag können die Angebote einzeln oder kombiniert ausgewählt werden.
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Video-Sprechstunden
Offene Sprechstunden (mit Link zu TEAMS)
Themenbezogene Sprechstunden
- Termine können auch auf Wunsch zu anderen Zeiten angeboten werden - bitte melden -
Die Mentorinnen
© Gossmann / bph
Mentoring-Team
Das Mentoring -Team besteht aus Pfarrsekretär*innen aus verschiedenen Kirchengemeinden mit langjähriger Berufserfahrung, die zur Durchführung des Mentorings speziell geschult und regelmäßig fortgebildet werden.
Kontakt
Bereich Personalentwicklung
Manuela Weinhardt-Franz
Referentin für Personalentwicklung
Tel. (05121) 307-478